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miércoles, 5 de mayo de 2010

Autofocus

Autofocus puede ser una tabla de salvación para quien ha caido en la trampa de la procastinación.

HAN PASADO algunos años desde que encontré la palabra procastinación en un artículo de Selecciones. Básicamente, es el hábito de postergar indefinidamente las cosas que uno quiere o tiene que hacer.

Yo sé lo que es procastinar. No es simplemente dejar para mañana lo que puedes hacer hoy. Es querer hacer las cosas pero no encontrar el modo de hacerlo. Encontrarse casi constantemente con la sensación de estar jugando tetris en la cima, casi sin espacio para maniobrar.

Pienso que quien procastina no es menos inteligente u ordenado que el resto de la gente, del mismo modo que tampoco lo es un disléxico, o alguien con transtorno de atención. Se trata más bien de un problema para procesar las cosas del mismo modo que los demás.

La solución, como en la dislexia, o en el transtorno de atención, consiste en dejar de frustrarse al tratar de usar lo que sirve a los demás y más bien buscar su propio modo de hacer las cosas.

En mi caso, un día me encontré con Getting Things Done (GTD), un método de David Allen para el proceso de tareas. Me pareció ver una luz al final del tunel. Me sentí realmente aliviado cuando, siguiendo su consejo, volqué todos mis pendientes (aún los más alucinantes) en un papel. Dejaron de estar rebotando en mi cabeza. Luego pasé a ir procesándolos, uno por uno, ya sea resolviéndolos, desagregándolos, delegándolos, difiriéndolos, o descartándolos.

Aunque empecé entusiasmado, un tiempo después sentía que algo no estaba del todo bien. Cada vez que algo llegaba, lo tenía que anotar y procesar. Podía ser interrumpido en cualquier momento y no siempre tenía ganas de procesar las cosas. Oía que costaba un poco acostumbrarse al sistema, pero que la productividad que se podía alcanzar valía la pena. Posiblemente a mucha gente normal le funciona, pero alguien procastinador como yo empieza a dejar para mañana la rutina de procesar las anotaciones. Finalmente, dejé para después seguir leyendo el libro.

Luego me topé con la Técnica del Pomodoro, un método de Francesco Cirillo para la ejecución de tareas. Aunque me pareció demasiado simple a primera vista, descubrí que sus recomendaciones para enfocarse en una tarea durante intervalos de 25 minutos (llamados pomodoros) separados por pausas de 5 minutos ayudan a que el proceso se vuelva bastante gratificante. Si se me ocurre algo que pueda interrumpirme, no lo ignoro, sino que lo anoto para atenderlo después, en alguna pausa, o en un pomodoro que quiera destinar para esa tarea. De modo similar, si alguien me quiere interrumpir, trato de postergar la atención para después, en alguna pausa, o en un pomodoro que quiera destinar para ello.

Al comienzo, puede ser sorprendente descubrir que son pocos los pomodoros que somos capaces de hacer cada día, pero el proceso es tan gratificante que poco a poco el número promedio va subiendo. Promedio, porque hay altas y bajas (después de todo, somos humanos). Con el tiempo, realmente uno empieza a sentir que va teniendo el control sobre las cosas que hace y el tiempo que les destina para hacerlas. Cirillo le llama inversión del control; en lugar de sentirnos controlados por el tiempo, al usar la técnica empezamos a decidir qué hacer con él y cuándo hacerlo. El nombre pomodoro es por la forma del reloj de cocina (la de un tomate, o pomodoro en italiano), que se ha vuelto tradicional para controlar la duración de los intervalos.

Uso la Técnica del Pomodoro a menudo. A veces empiezo algo y después de unos minutos miro mi reloj en forma de pollo (el tomate es opcional) y recuerdo darle cuerda para que timbre en 25 minutos. El tic tac, que puede ser un poco molesto al comienzo, se vuelve después parte de un condicionamiento que nos ayuda a concentrarnos en lo que estamos haciendo. De hecho, a veces logra uno concentrarse tanto que no se da cuenta que el timbre ya sonó.

GTD dice como procesar la lista de tareas, pero no cómo ejecutar cada tarea. La Técnica del Pomodoro no dice como procesar la lista, pero sí como ejecutar cada una de las tareas. Pienso que se complementan.

Sin embargo, en mi caso, no me siento a gusto con GTD. Así que probé con Zen To Done (ZTD), una variante del GTD que pretende ser más simple. No recuerdo que progresara mucho en la lectura del libro y eventualmente también lo dejé, como GTD.

Así, un día, casualmente, encontré Autofocus, de Mark Foster. Aunque puedo leer un poco en inglés (y así fue con GTD, The Pomodoro Technique y ZTD), resultó llevadero leer la traducción al español de la guía rápida, que el site del autor ofrece gratuitamente.

Con un poco de escepticismo, pero a la vez con esperanza, empecé a probarlo casi de inmediato. Igual que con GTD, se comienza anotando las tareas que uno tiene en mente. El autor sugiere que se use un cuaderno de unas 25 líneas por página (como un cuaderno escolar), pero puede ser cualquier libreta con la que uno se sienta a gusto. Luego se inicia el proceso, pero en esto es mucho más agil de GTD. Uno pasa la vista por todas las tareas (basta eso para que el subconciente se entere -no se ría, es un hecho probado), luego regresa a la primera página y va reflexionando brevemente en cada tarea anotada en esa página, una tras otra.

Cuando se siente que se quiere hacer una, entonces se pone uno a hacerla el tiempo que guste.

Cuando se completa una tarea, se tacha de la lista (lo que es muy agradable).

Cuando uno ya siente ganas de hacer otra cosa, escribe la tarea al final de la lista, luego vuelve a la anotación original y la tacha, antes de continuar el proceso de reflexión con las tareas que siguen.

La razón para aplicar reflexión al proceso es que, aunque concientemente podemos no saber por dónde comenzar a resolver nuestra lista de tareas, nuestro subconciente podría saberlo. Al reflexionar en cada tarea y hacer aquella que sentimos, le damos la oportunidad de manifestarse. Con la práctica, el tiempo de reflexión irá siendo cada vez menor, porque nos iremos volviendo más intuitivos.

Además, el poder elegir entre tareas puede lograr que nos encontremos atendiendo aquellas que siempre postergamos. Antes, la comparábamos con la opción de no hacer nada, y sentíamos, por alguna razón (quizás falta de confianza), que era mejor no hacer nada. Pero al comparar dos tareas, de todos modos hacemos alguna de ellas.

Llegando al final de una página se vuelve al inicio de esa página. Se hace esto hasta que no se sienta ganas de hacer ninguna de las tareas que queden, lo que puede pasar. Esas tareas restantes se resaltan y se pone una X en una esquina de la página, antes de pasar a la siguiente. Cuando se tiene muchas páginas, las X ayudan ubicar más rápidamente la siguiente página a procesar.

Dice el autor que resulta interesante ver las tareas resaltadas, que no tenemos ganas de hacer. Puede ser que realmente no sean necesarias. Puede ser que realmente no tengamos que hacerlas nosotros sino que lo haría mejor otra persona.

Actualmente uso Autofocus. O, mejor dicho, una de sus variantes (que se pueden encontrar en el mismo sitio web). Algunas se acomodan mejor para personas que atienden más emergencias. Otras para personas con trabajo creativo. Yo proceso la lista en orden inverso, empezando por el final, hasta atender todas las emergencias. Una vez atendidas, procedo normalmente. Sin embargo, he prescindido de realizar la atención página por página y lo hago sobre todas las páginas cada vez (actualmente 7 páginas). Y uso la Técnica Pomodoro para la ejecución de las tareas; eso me ayuda a lograr un proceso sostenible.

En general, siento que el sistema me ayuda bastante; atiendo más cosas y soy más consciente de las que voy dejando en el camino. Confío en que mi subconciente me ayudará a encontrar el mejor momento para atenderlas.

En mi mente, los sistemas como GTD y ZTD, tienen varias etapas y procesos que no puedo visualizar de un solo golpe. No son procesadores ligeros de cargar.

Uso la Técnica Pomodoro para contabilizar mis pomodoros, pero no para planificar porque no siento que sea la manera.

Mi manera es hacerlo con Autofocus. Al final del día no tengo que pasar nada en limpio, simplemente pasar la vista sobre la lista, quizás tachar alguna tarea que ya no quiera hacer, quizás agregar algunas.

Me parece que GTD y ZTD vienen a ser como variantes mecánicas de Autofocus, sin mucho lugar para la intuición.

Todos nosotros, en general, tenemos un conjunto de cosas que quisieramos hacer, y lo que hacemos en cada momento es hacer la que sentimos que queremos hacer. Ahora me doy cuenta que Autofocus es en realidad poner en papel lo que solíamos hacer mentalmente. En vez de jugar ajedrez mentalmente, ahora vemos las piezas.

Puede ser que también le sea de ayuda. Encuentre su modo.